Мұрағат мекемелері құжаттарды сақтап қана қоймай, азаматтарға мұрағаттық ақпаратқа қол жетімділікті қамтамасыз етеді. Бұл мүмкіндікті іске асырудың бір жолы - оқу залындағы мұрағат құжаттарына қол жетімділік. Оқу залдарына кім бара алатындығын және олардың қалай жұмыс істейтінін егжей-тегжейлі қарастырайық.
Мемлекеттік тарихи архивтердегі оқу залдары келушілер құжаттармен жұмыс жасай алатындай етіп қажет. Әдетте, зерттеушілер ғылыми жұмыстар, мақалалар, кітаптар жазу, сондай-ақ шежіре ағаштарын жасаушылармен құжаттармен жұмыс істейді.
Оқу залына жету үшін мұрағатқа жеке куәлікпен (төлқұжат, жүргізуші куәлігі) келу керек, жұмыс формасын және жұмыс тақырыбын көрсететін өтінішті толтыру қажет. Енді көптеген архивтерде мұны электрондық пошта арқылы, сканерленген құжаттарды жібере отырып жасауға болады, ал оқу залына барғанда оларды түпнұсқа түрінде беру керек.
Соңғы 75 жылда ақпарат қажет болған туысқандарын іздейтіндердің олармен туыстық қатынастарын растайтын құжаттар болуы қажет. Сонымен, егер сізге әкеңіздің жағында атаңыздың комсомолына кіру туралы ақпарат қажет болса, онда сіз өзіңізде әкеңіздің құжаттары мен құжаттарыңызды (туу туралы куәлік, фамилиясын іздеуге болатын паспорттарды, сондай-ақ неке туралы куәлікті) алуыңыз керек. әйелдер үшін). Сонымен қатар, оқу залының қызметкері келушілерді жұмыс ережелерімен таныстыруы керек.
Оқу залындағы құжаттардан кейін келушіге гидтер мен басқа да әдістемелік құралдар беріледі: тізімдемелер, тауарлық-материалдық құндылықтар тізілімдері, индекстер, каталогтар) Сонда пайдаланушы қорлардың тізімдемелерімен таныс.
Мұрағаттық тізімдеме - архивтік қордың жинақтауыштарының жинақталған тізбесін қамтитын және оларды есепке алу мен мазмұнын ашуға арналған мұрағаттық анықтамалық.
Келуші сұраныс жасайды, онда ол таңдалған жағдайларды көрсетеді. Істер санының шегін архивтер жұмыс ережелеріне сәйкес белгілейді. Зерттеуші файлдарды бірден ала алмайды, бірақ мұрағат ережелерімен белгіленген уақыттан кейін. Әдетте уақыт кезеңі 1-ден 3 күнге дейін болады. Шындығында, мыңдаған құжаттар мұрағатта сақталады және оларды тез арада алу мүмкін емес. Істер үлкен архивтерде сақталады, егер олар архивте бірнеше ғимарат болса, әртүрлі ғимараттарда орналасуы мүмкін. Сондықтан істерді табу үшін уақыт қажет. Сонымен қатар, қызметкерлер оларды бермес бұрын әр іс парағын қарап, барлық құжаттардың болуын жазып отыруы керек. Осыдан кейін ғана істер оқу залына ене алады.
Сондай-ақ, сіз белгілі бір құжаттар пайдаланушылар үшін жабық болуы мүмкін екендігіне дайын болуыңыз керек. Бұл кейбір мәліметтердің құпиялылығымен (мемлекеттік құпиялар, жеке мәліметтер және т.б.) байланысты. Шектелген құжаттарды тек мұрағат қызметкерлері көре алады. Егер зерттеушіге осындай құжаттардан белгілі бір ақпарат қажет болса, ол белгіленген мерзімде ресімделетін анықтамаға (әлеуметтік-құқықтық немесе тақырыптық анықтама) тапсырыс бере алады.
Сонымен қатар, кейде шектеулерді құжаттың нашар күйіне жатқызуға болады.
Оқу залына шығарылғаннан кейін зерттеуші құжаттармен жұмыс істеуге, олардан үзінділер жасауға құқылы. Көшіру (суретке түсіру, сканерлеу, көшірме жасау), әдетте, ақылы қызмет болып табылады.
Зерттеуші қажетті жұмысты орындағаннан кейін файлдар оқу залының қызметкеріне тапсырылады, ол оларды мұрағат қоймасына өткізеді. Мұрағат қызметкерлері құжаттардың болуын және жай-күйін бір-бірден тексереді, содан кейін оларды орнына қояды.
Оқу залында не істеуге болатындығы және жасалуы мүмкін екендігі туралы белгілі ережелер жасалды. Мәселен, мысалы, оқу залына тамақ әкелуге, сыртқы киіммен келуге, үлкен сөмкелерімен және пакеттерімен келуге қатаң тыйым салынады. Қолғаппен құжаттармен жұмыс жасаған дұрыс - осылайша сіз олардың қауіпсіздігін ұзартып, шаңнан қорғай аласыз. Шындығында, саусақтарыңызбен айналдырғаннан кейін қағаздағы тердің майлы іздері парақтарда қалады, бұл оны бұзады. Сіз, әрине, парақтарды жырта алмайсыз, оларды істен алып тастай алмайсыз, оларға жаза алмайсыз. Өйткені, әр архивтік құжатта тарих болады. Ол өзінше ерекше. Құжаттарды неғұрлым ұзақ сақтай алсақ, соғұрлым олар біздің пайдамызға қызмет ете алады.
