Уақыттың әр минуты бағаланатын қазіргі қоғамда телефон арқылы сөйлесу адамдар арасындағы қарым-қатынастың кең таралған түріне айналды. Достар мен таныстар, туыстар мен достар телефон байланысының көмегімен байланысады, іскери келіссөздер жүргізілуде. Телефонмен қалай дұрыс сөйлесу керек?
Телефонмен сөйлесу кезінде басшылыққа алынатын негізгі ережелер барлық қызметкерлер үшін бірдей болуы керек:
- Барлық кіріс қоңырауларға жауап беріңіз.
- Клиентті мекемеге бірнеше сағат бойы қоңырау шалуға мәжбүр етпей, қоңырау түскеннен кейін бірден телефонды алыңыз.
- Қоңырауға жауап берген кезде, сәлемдесуді, ұйымның атын атап, өзіңізді таныстыруды ұмытпаңыз.
- Егер қоңырау шалушы өзін таныстырмаса, «сізбен қалай байланысуға болады?» Деген сөйлеммен атын және әкесінің атын сыпайы түрде біліп алыңыз.
- Сіз сөйлескенде сөйлемдерге жол бермеуге тырысып, телефонмен дұрыс сөйлесуіңіз керек: «Сізге не керек», «Ешкім жоқ», «Мен ештеңе білмеймін». Бұл мекеменің беделіне нұқсан келтіреді және қызметкерлерге деген түсініксіз қатынасты тудырады, олардың кәсіби құзыреттілігіне күмән келтіреді.
- Қоңырау шалушының сізді жақсы түсінетіндігіне көз жеткізіп, айтылу, интонация және сөйлеу жылдамдығын қадағалаңыз.
- Егер телефон арқылы сөйлесу кезінде екінші телефон желісі қосылса, онда сіз бірінші абоненттен кешірім сұрап, ресиверді алып, екінші абонентке бос емес екеніңізді хабарлауыңыз керек. Одан күте ме, жоқ па, кейінірек қоңырау шаласыз ба деп сұраңыз. Осыдан кейін ғана бірінші абонентпен сөйлесуді жалғастырыңыз.
- Егер қоңырау шалушы қазіргі уақытта жоқ қызметкерді сұраса, міндетті түрде кешірім сұраңыз және оның жұмыс орнында болатын уақытын көрсетіңіз.
- Абонентті мұқият тыңдаңыз, оны тоқтатпауға және онымен дауласпауға тырысыңыз. Бұл сұхбаттасушыдан қажетті ақпаратты алудың ең жақсы тәсілі.
- Әңгіме соңында қоңырау шалғаныңызға рахмет.
Достарыңызбен және отбасыңызбен телефон арқылы сөйлесу кезінде нәзіктіктер бар. Жақсы форманың ережелері туралы ұмытпаңыз. Әңгімелесудің алдында психологтар бір-екі кіріспе сөйлем құруды ұсынады, содан кейін ғана сөйлесуді жалғастырады. Досынан телефонмен сөйлесуге бос уақыты бар-жоғын сұраңыз. Әдептілікке сәйкес әңгімені қоңырау шалған адам тоқтатуы керек.
Егер сіз осы қарапайым нұсқауларды ұстанатын болсаңыз, онда телефон қоңыраулары көптеген адамдармен қарым-қатынас жасаудың тамаша тәсілі болады.
