Кейбір хаттардың бүге-шігесіне дейін аяқталатыны сонша, адресаттың басы қатады: оның мәнін түсіну үшін мәтінді қайта оқып шығуға тура келеді. Уақыттың жетіспеуіне байланысты алушы хатты лақтырып тастауы немесе назарын аудару үшін бірдеңе жасауы мүмкін және бұдан әрі айтылған жағдайға терең үңілмейді. Түсінікті, қысқа және сауатты аяқталу оқырманға деген құрметке баса назар аударады және сұранысқа немесе сұранысқа тез жауап беруге көмектеседі.
Нұсқаулық
1-қадам
Не айтқыңыз келетінін үш тармақ бойынша айтыңыз. Мүмкін ойлар нақты берілген сияқты көрінуі мүмкін, бірақ ақпаратты қабылдау оқырманның жағдайына байланысты. Сондықтан мәтінді қайта оқып, негізгі үш ойды бөлек жазыңыз. Бұл фактілер, даталар, аттар және т.б. Бұл жерде эмоциялардың қажеті жоқ, қысқаша, бірнеше сөзбен жазыңыз, өйткені сіз тек негізгі ойларды қорытындылауыңыз керек, еске түсіріңіз.
2-қадам
Электрондық поштаны алушыға арналған үш әрекетті жазыңыз. Адамдардың реакциясы күтпеген болуы мүмкін. Сізге ұсынылған ақпаратқа біржақты реакция жасауға болатын сияқты, бірақ адам оны жеке әдеттері мен ниеттеріне байланысты жасайды. Егер сіз оқырманнан не күткеніңізді нақты айтпасаңыз, ол түсінбейді немесе түсінбедім деп айтпайды.
3-қадам
Алдыңғы қадамдардың тізімін маңыздылықтың кему ретімен орналастырыңыз. Хаттың соңы кейде сот мәжілісіндегі соңғы сөзге ұқсайды: хат алушының алған әсері, қорытындылары мен салдары осыған байланысты. Хабарлама мағынасына нұқсан келтірмей, тізімнен алынып тасталатын элементтерді алып тастаңыз. Қалған қысқа тізімді хаттың соңына оқырман ешнәрсені жіберіп алмауы үшін орналастырыңыз.
4-қадам
Уақыт шеңберін көрсетіңіз. Егер сіз хатқа реакция күтіп отырсаңыз, онда күткен нәрселеріңізді нақты көрсетіңіз. Кейбір адамдарда соңғысына дейін кешеуілдеу үрдісі бар, сондықтан белгілі бір уақытты көрсету артық болмауы мүмкін.
5-қадам
Байланыс мәліметтеріңізді қалдырыңыз. Сіздің корреспондент телефоныңызды жылдам таба алуы керек. Мұндай жағдайларды алдын-ала болжап, қажет жағдайда хатта қажет ақпаратты енгізіңіз, тіпті егер сізде алушының бар екеніне сенімді болсаңыз да.
6-қадам
Сыпайы болыңыз, жағымды сөз айтыңыз, уақытыңыз үшін рахмет. Хат адресаттың көңілінен шықса немесе жағымсыз оқиғалардан алшақтатса, адресат тезірек жауап береді және тезірек байланысады.
7-қадам
Хабарламаға өз атыңызбен қол қоюды ұмытпаңыз: бұл шынайы қарым-қатынас сезімін тудырады. Адам үшін жауапқа назар аудару және оны жауапкершілікпен қабылдау маңызды. Үлгі бойынша жетекші болыңыз, сонда адамдар сізге бірдей қарайды.
