Іскери корреспонденция - кез-келген ұйымның, кәсіпорынның, компанияның өндірістік қызметінің ажырамас компоненті. Кез-келген басқа процедура сияқты, ол да реттеледі. Ресми хаттың мазмұны мен безендірілуіне белгілі бір талаптар қойылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Алдымен ГОСТ Р 6.30-2003 оқыңыз, онда ресми хаттың дизайнына, шрифт өлшемдері мен шеттеріне қойылатын барлық талаптар егжей-тегжейлі сипатталған.
2-қадам
Ресми хатты ұйымыңыздың бланкісіне жазыңыз. Онда оның толық аты-жөні, банктік және заңды деректемелері, байланыс телефондары, кәдімгі және электрондық пошта мекен-жайы болуы керек.
3-қадам
Жоғарғы оң жақ бұрышта адресаттың тегі, аты және әкесінің аты, оның қызметі және ұйымның аты көрсетіледі. Алушы ұйымның егжей-тегжейлі пошталық мекен-жайын жазыңыз, міндетті түрде индексін көрсетіңіз.
4-қадам
Жоғарғы сол жақ өрісте, әдетте, осы хаттың шығыс тіркеу нөмірі мен оны тіркеу күні болады. Хаттың тақырыбын да сол жерге жазу керек. Ол қысқа түрде, бір сөйлемде көрсетілуі керек. Тақырыпты көрсету сіздің адресатыңызға хаттың орындалуын тез анықтауға және оған материалдар дайындау мен жауап кімге сенетінін шешуге көмектеседі.
5-қадам
Кез-келген хат, тіпті ресми хат сәлемдеуден басталады. Онда адресаттың толық аты мен әкесінің аты болғаны жөн. Сәлемдесуді «қымбаттым» сөзінен бастаңыз. Адресаттың аты мен әкесінің аты, егер сіз онымен жеке таныс болмасаңыз, оны әрдайым Интернеттен немесе ол жұмыс істейтін компанияға қоңырау шалу арқылы біле аласыз. Бұл ұсақ-түйек нәрсені назардан тыс қалдырмаңыз, өйткені сіз үшін бірінші фразадан бастап хат жазып отырған адамды жеңу өте маңызды.
6-қадам
Бірінші абзацта хаттың негізгі мазмұнын ұсынбас бұрын, қысқаша кіріспе жасаңыз - адресатқа бұрынғы жағдайларды еске түсіріңіз, статистикалық мәліметтерді немесе сіздің хабарламаңыздың мәнін жақсы түсіну үшін оған қажет басқа да ақпараттарды келтіріңіз. Бірінші, кіріспе абзац мына сөздерден басталуы керек: «Сонымен бірге біз сізді жібереміз …», «қол жеткізілген келісімдерге сәйкес …» немесе «… байланысты» және т.б.
