Егер сіздің ұйымыңыз ғылыми конференция өткізуге жауапты болса немесе тағайындалса, бұл тек құрметті функция ғана емес, сонымен бірге барлық ұсақ-түйектер ескерілуі керек үлкен ұйымдастырушылық жұмыс.
Нұсқаулық
1-қадам
Құрамы тапсырыс бойынша анықталатын конференцияның ұйымдастыру комитетін құрыңыз. Комитет мүшелерін басқару және үйлестіру үшін төраға тағайындаңыз. Конференцияның уақыты мен құрылған комитеттің шарттарын анықтаңыз. Тапсырыста оның құрамына кіретін қызметкерлер үшін қалай төлейтіндігіңізді көрсетіңіз. Конференция туралы хабарландыру жіберіңіз және қосымшада баяндамаларға қойылатын талаптарды, тезистердің көлемін және оларды ұсыну мерзімін көрсетіңіз.
2-қадам
Қаржыландыру көздері туралы шешім қабылдаңыз, демеушілер мен конференцияға қатысушылардың қаражатын тарта отырып, бюджеттен мақсатты қаржыландыруға болады.
3-қадам
Конференцияның барлық әлеуетті қатысушыларына және конференцияның жоспарланған бағдарламасына шақырулар жіберіңіз. Өзінің ғылыми әзірлемелерімен және зерттеу нәтижелерімен әріптестерімен бөлісуге дайын қатысушылар мен спикерлер саны туралы шешім қабылдаңыз. Қатысушылардан қонақ бөлмесін брондау және брондау қажет пе екенін сұраңыз.
4-қадам
Есептердің тезистерін жеке брошюрада жариялауға типографиямен келісіп, қажет болған жағдайда іс-шара бағдарламасын қатысушыларға таратуға, олардың аты-жөні, инициалдары және ұйымның атауы көрсетілген төсбелгілерге тапсырыс беріңіз.
5-қадам
Қатысушылар санына сәйкес сізге қанша бөлме керектігін анықтаңыз және осындай іс-шаралар өткізуге жабдықталған арнайы бөлмені жалға алыңыз. Қосымша жабдықтау қажет болатындығын ойластырыңыз, компьютерлердің қажетті нүктелерінің, проекциялық экрандардың бар-жоқтығын тексеріңіз. Фуршеттің жұмысын қарастырыңыз, мұнда жиналысқа қатысушылар үзіліс кезінде кофе мен жеңіл тамақ іше алады..
6-қадам
Конференция бағдарламасын ойластырыңыз, қажет болған жағдайда оны бөлімдерге бөліңіз. Мұндай бөлімдерді қай жерде өткізуге болатындығын қарастырыңыз. Конференция қонақтарының, ұйымдастырушылардың және бағдарламаға қатысушылардың сөздерін қарастырыңыз. Конференцияға қатысушыларға кеңсе тауарларына тапсырыс - бейдждер, блокноттар мен қаламдар стандартты болып табылады.
7-қадам
Конференцияға қатысушыларға төсбелгілермен бірге берілетін құжаттар пакетін, жарнамалық материалдар мен кеңсе тауарларын жасаңыз.
