Көптеген жағдайларда сіз белгілі бір органдарға ресми үндеу хаттарын жазуыңыз керек. Қазіргі уақытта олардың көпшілігі электронды түрде жіберіледі, дегенмен жобаны жасау ережелері физикалық нұсқалармен бірдей болып қалады. Сонымен, мұндай құжаттарды қалай дұрыс рәсімдеу керек?
Нұсқаулық
1-қадам
Адресаттың лауазымы мен атын көрсетуден бастаңыз. Мысалы: «АҚ бас инженері Полад Ивановқа С. С.». Содан кейін хаттың жоғарғы жағына шағымыңызды жазыңыз. Әдетте бұл «қымбаттым» сөзінен басталады. Келесіде адресаттың толық аты және әкесінің аты болады. Сондай-ақ, сіз оның атын көрсетпей-ақ «Құрметті Иванов мырза» деп жаза аласыз. Мекен-жай дәл ортасында орналасуы керек.
2-қадам
Сіздің апелляциялық хатыңызға кіріспе жазыңыз. Бұл хаттың себептері мен мақсатын нақты және нақты айтып беріңіз. Осы абзацтағы адресат хаттың барлық мәнін түсінуі керек. Мысалы, былай бастаңыз: «Сізге біз сізге жіберген мойынтіректердің қанағаттанарлықсыз сапасы туралы … жазып жатырмын …».
3-қадам
Хаттың негізгі бөлігін толтырыңыз. Әдетте, ол екі-төрт абзацтан тұрады, олар кіріспеде көрсетілген мәселеге алаңдаушылық білдіреді. Сондай-ақ, осы бөлімде осы мәселеге қатысты барлық ойларыңызды және мәселені шешудің мүмкін жолдары туралы айтыңыз. Жақын арада бұл мәселені шешу үшін адресат қандай нақты әрекеттерді жасауы керек екенін көрсетіңіз. Нақты мерзімдерді, сандарды және сөйлемдерді қолданыңыз.
4-қадам
Қорытынды жазыңыз. Бұл бөлімде барлық апелляциялық хаттың қысқаша мазмұнын тұжырымдау. Мысал: «Сіз бұл жағымсыз жағдайды шешетініңізге сенімдімін, және жақын болашақта біздің ынтымақтастығымыз бұрынғыдай болады».
5-қадам
Ресми қол қойыңыз, ол лауазымның тақырыбынан, сондай-ақ сіздің толық аты-жөніңізден тұрады. Мұның алдында әдетте: «Құрметпен», «Шын ниетпен», «Әрі қарайғы ынтымақтастыққа үмітпен» және т.б. Жағдайға сәйкес таңдаңыз.
6-қадам
Посттоскоп немесе постскрипт жасаңыз. Бұл шағын бөлім қолтаңбаның астында орналасқан. Мұндай форматтағы әріптерде сирек қолданылады, бірақ кейде оның орны болады. Посткрипт адресатқа хат авторының ұйым өміріндегі маңызды оқиғалар туралы хабарлайды. Мысалы: «P. S. 2 күн бұрын алынған шикізат партиясынан бас тарту пайызы 19% -ға дейін артқанын хабарлаймын! «
