Кейбір ұйымдармен байланысқан кезде белгіленген үлгідегі хаттар қолданылады. Мұндай жағдайларда хат шаблондары талап бойынша шығарылады. Егер әзірленген форма болмаса, хат кез-келген түрде, кейбір нюанстарды ескере отырып құрастырылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Әріптің басын жасаңыз.
Сіз келесі ақпаратты көрсете аласыз - адресаттың лауазымы мен аты, жөнелтушінің қызметі мен аты, жөнелтушінің ұйымы және жіберушінің байланыс телефоны. Егер жіберуші басқа қалада болса, сіз толық пошталық мекенжайды көрсете аласыз. Тақырып әдетте парақтың оң жағында орналасады.
2-қадам
Хаттың мәнін айтыңыз және қажетті түсініктемелер беріңіз.
Негізгі ойды екі-үш сөйлеммен тұжырымдауға тырысыңыз. Содан кейін оған түсініктеме беріп, қажет болса толығырақ жазыңыз. Іскерлік хаттарда фактілерді, цифрларды ешқандай эмоцияларсыз орналастырған жөн. Жеке сипаттағы хаттар жеке тәжірибені көрсетуі керек.
3-қадам
Күнін енгізіп, хатқа қол қойыңыз.
Қажет болса, сіздің хатыңыздың негізінде сіздің өкілеттілігіңізді түсіндіріңіз. Мұндай негіз сенімхат болуы мүмкін.
4-қадам
Түсіндірме графиктерді, кестелерді, суреттерді бөлек параққа орналастырыңыз.
Адресаттан қосымша ақпарат сұрайды деп күтпеңіз. Мүмкін сізде маңызды сұрақ қоюға екінші мүмкіндігіңіз болмауы мүмкін. Сондықтан, ықшам түрде барлық қажетті нюанстарды беріңіз.
5-қадам
Жіберер алдында біреу тыңдауы үшін электронды хатты дауыстап оқып шығыңыз. Көмекшісінен хаттың мәнін қалай түсінгенін сұраңыз. Егер оның сөздері сіздің хабарламаңыздың мақсатымен сәйкес келмесе, хатты басқаша тұжырымдаудың мәні бар, өйткені алушы сіздің көзқарасыңыз бойынша ең маңызды нәрсені түсінбеуі де мүмкін.
