Егер сіз шағым жазуға мәжбүр болған болсаңыз, онда сіздің үстіңізден шағымдар болмауы үшін, бірақ сонымен бірге кінәлі тарапқа да ақтау болмаса, сіз өз өтінішіңіздің мәтінін мұқият өңдеңіз. Кінәнің мысалы немесе болған жайтты сипаттайтын шағым әрдайым «бәрі жаман» туралы дерексіз сөздер жазылған мәтіннен гөрі жақсы қабылданды. Сондықтан не жазу керектігі туралы ойланғанда келесі жоспарды қолданыңыз.
Нұсқаулық
1-қадам
Хабарламадан бастаңыз. Бұл әдеттегі жадқа ұқсауы мүмкін. Жоғарғы оң жақ бұрышта сіз байланысып жатқан адамның толық аты-жөнін жазыңыз, оның лауазымын немесе өкілеттік аясын көрсетіңіз. Осылайша, сіз өзіңіздің немен және кіммен жұмыс жасайтындығыңыздан хабардар екеніңізді және байыпты екеніңізді көрсетесіз.
2-қадам
Өзіңіз туралы ақпарат енгізіңіз. Сондай-ақ атыңыздың кім екенін, қай жерде жұмыс істейтініңізді және қандай лауазымда отырғаныңызды жазыңыз. Сіздің шағымыңыз бар фирманың немесе ұйымның рөлін атап өтіңіз, мысалы, «дүкеніңіздің тұрақты клиенті» немесе «сіздің басылымға жылдық жазылу иесі». Адресатқа сіздің проблемаңызбен шұғыл түрде шұғылдану керек екенін түсіндіріңіз, әйтпесе компания тұрақты клиентін жоғалту қаупі бар.
3-қадам
Ұйымға қатысты шағымдарыңызды сипаттаңыз. Сөзбе-сөз 2-3 сөйлемде негізгі ойды білдіріңіз. Мәтінді қажет емес сөздермен, құрғақ және нақты мағынамен жүктемеңіз - наразылықтың себебі, оқиғаның күні мен уақыты, жағдайды реттеу үшін сіз тараптан бұрын жасалған әрекеттер.
4-қадам
Жағдайды сипаттай бастаңыз. Мұнда егжей-тегжейлі, ең ұсақ бөлшектерде болған жағдайдың бәрін сипаттаңыз. Сіздің жадыңызда пайда болатын барлық нәрсені сипаттауға тұрарлық, сондықтан тергеу сіз өзіңіздің болжамыңызға немесе ертегілеріңізге «атрибуция» жасамайсыз. Бәрін, оның ішінде шағым тудырған адамның бетіндегі эмоцияны, сізге сәйкес келмейтін заттың иісі мен түсін және басқаларын еске түсіріңіз.
5-қадам
Не болып жатқанын кезеңдермен сипаттаңыз. Сіз айналаңызда болып жатқан барлық нәрсені ретсіз түрде қайталамауыңыз керек. Іс-әрекетпен, болған оқиғалар тізбегін айтыңыз. Егер қандай-да бір үзіндіге түсініктеме қажет болса, оларды болған жағдай сипатталғаннан кейін жақшаға алуға болады.
6-қадам
Хатыңызда жақсы және ақылды болыңыз. Хат жіберілген бастықтардың ешнәрсе үшін кінәлі болмауы әбден мүмкін, және көтерілген тондар оларды ашуландыруы мүмкін және одан жақсы ештеңе шықпайды. Соңында тағы бір рет координаталарыңызды көрсетіңіз және хатыңызға жауап күтіп отырғаныңызды ұмытпаңыз.
