Кез-келген кеңседе және өндірісте қызметкерлер әртүрлі құжаттармен жұмыс істейді, сондықтан ресми, іскери құжаттарды рәсімдеу мүмкіндігі барлығына қажет. Сонымен бірге кез-келген құжатты рәсімдеу кезінде міндетті түрде орындалатын жалпы талаптар бар - іскерлік хат, бұйрық, лауазым, нұсқаулық және т.б.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттың жобасын оның орындылығын және шешілуі керек мәселелер ауқымын нақтылау арқылы бастаңыз. Бұл сізге құжат түрін және оның мазмұнын ұсыну сипаты мен стилін анықтайтын форманы анықтауға көмектеседі.
2-қадам
Осы мәселелердің қалай шешілетінін реттейтін үкіметтік және агенттік заңдар мен ережелерге шолу жасаңыз. Бұл сіздің сауаттылығыңызды көрсететін және жұмыс мәселелерін өңдеу мен шешудің белгіленген тәртібіне толығымен сәйкес келетін құжат рәсімдеуге мүмкіндік беретін өте маңызды кезең. Бұл сонымен қатар адресатты, мақұлдаушы және үйлестіруші органды анықтауға көмектеседі және осы құжаттың мазмұны мен оның осы ұйымның құзыретінің нысанын қамтамасыз етеді.
3-қадам
Әкімшілік және нормативтік құжаттардың мәтіндерін құрастырылатын құжат оларға қайшы келмейтіндей, қайталанбайтын етіп зерттеңіз. Ол үшін осындай құжаттардың электрондық базасы болуы қажет.
4-қадам
Шешілетін мәселелердің мәні бойынша ақпарат жинаңыз, құжат жобасын жасаңыз. Жобаны жасау кезінде трафарет мәтіндерін және іскери құжаттарда дәстүрлі түрде қолданылатын стандартты фразалар мен сөз тіркестерін қолданыңыз. Сіздің ұйымыңызда немесе әріптестердің жүйесінде жасалған басқа құжаттарды зерттеп, олардың жазу стилін негізге алыңыз.
5-қадам
Құжаттың негізгі мәтіні қандай-да бір әрекетке итермелеуге, сендіруге арналған. Ол дәлелді және қисынды болуы керек. Бұл тұжырымдама заңды түрде қатаң сақталуы керек. Бірінші орында ұсынылған ақпараттың сенімділігі мен объективтілігіне қойылатын талаптар тұр. Мәтін нақты және мүмкіндігінше мазмұнды және қысқа болуы керек. Әрине, онда грамматикалық, пунктуациялық немесе стилистикалық қателер болмауы керек. Егер сіз құжатта басқа дереккөзде немесе құжатта қамтылған ақпаратты айтсаңыз, оның барлық нәтижелерін көрсетуіңіз керек.
6-қадам
Құжат жобасын өңдеңіз және оны осыған өкілетті адамдармен келісіңіз. Осыдан кейін қабылданған нормаларға сәйкес құжатты рәсімдеп, оған қол қойыңыз.
