Мұрағаттық жұмыс ақпаратты жинақтау, жүйелеу және сақтау қажеттілігіне байланысты пайда болды. Бірақ, ең алдымен, архивтер архивте мұқият сақталған жоғалған ақпаратты алу кезінде билік пен азаматтардың қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін құрылды. Туыстары туралы ақпаратты, әлеуметтік-құқықтық немесе басқа сипаттағы ақпаратты қалпына келтіру қажет болған кезде тиісті архивке сұрау салу қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Мұрағатта азаматтардан, заңды тұлғалардан және органдардан келіп түскен өтініштерді өңдеудің белгілі бір ережелері бар, сондықтан табысқа жетудің кілті қарапайым ережелерді сақтау болып табылады. Біріншіден, сұраныс жіберуші туралы ақпаратты қамтуы керек. Жеке тұлға үшін бұл тегі, аты және әкесінің аты, ұйым үшін - аты және жеке мәліметтері.
2-қадам
Екіншіден, сұрау мәтінінде сіз өзіңіздің мекен-жайыңызды көрсетуіңіз керек, әйтпесе мұрағат қызметкерлері сізге жауап жібере алмайды.
3-қадам
Үшіншіден, сіздің сұрағыңызды мүмкіндігінше нақты тұжырымдау қажет. Егер сіз ата-бабаларыңыз туралы ақпарат жинауды мақсат еткен болсаңыз, онда сіздің отбасыңыздың тарихын егжей-тегжейлі сипаттаудың қажеті жоқ. Бұлыңғыр тілектерді тұжырымдаудың қажеті жоқ, сұрақтың тұжырымдалуына ерекше назар аудару керек. Мәселе мынада, азаматтар мен ұйымдардың өтініштері мен өтініштерімен жұмыс істеу ережелеріне сәйкес, сіздің өтінішіңіз ең алдымен қарау үшін мұрағат басшысына түседі. Басшы мәселенің жіктелуін анықтайды: генеалогиялық, тақырыптық немесе әлеуметтік-құқықтық. Сұраныстың сипаты негізінде мұрағат менеджері оны орындау үшін тиісті бөлімге береді. Бұл тұжырымдама неғұрлым түсініксіз болса, сұраныстың сипаты мен оның орындаушысын тағайындау дұрыс анықталмайтындығы анық. Сұраныс бөлімнен бөлімге «жүреді», ал сіз осы уақыт аралығында жауап күтесіз.
4-қадам
Соңында, сұралатын ақпараттың ауқымын, мысалы, хронологиялық немесе аумақтықты анықтау қажет. Барлық атауды табуды сұраудың пайдасы жоқ, сіз туыстарыңызды іздеудің хронологиялық кезеңі мен аумақтық шекараларын көрсетуіңіз керек.
