Баспасөз конференциялары - кез-келген компанияның PR қызметінің маңызды құрамдас бөлігі. Олардың арқасында бұқаралық ақпарат құралдары мен қызығушылық танытқан адамдар белгілі бір ұйымның ресми өкілдерінен алғашқы ақпаратты сөзбе-сөз ала алады, ал компаниялардың басшылығы өздері үшін маңызды мәселелер бойынша өз ұстанымдарын білдіре алады. Бірақ баспасөз конференциясы шынымен жақсы нәтиже беруі үшін оны дұрыс ұйымдастыру керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сізге баспасөз конференциясын ұйымдастыру мен өткізу сеніп тапсырылса, ең алдымен қандай мақсатқа қол жеткізгіңіз келетінін анықтаңыз: компанияңыздың кез-келген жетістігі туралы айтыңыз, қоғамның назарын қандай да бір проблемаға аударыңыз, белгілі бір адамды жеңіске жетелейтін жақта көрсетіңіз және т.с.с. P. Содан кейін баспасөз конференциясы өтетін орын мен уақытты таңдаңыз. Бұл іс-шараларды жұмыс аптасының ортасында (сейсенбі-сәрсенбі-бейсенбі) таңертең немесе түстен кейін, бірақ сағат 16-дан кешіктірмей жасаған дұрыс екенін ұмытпаңыз.
2-қадам
Компанияңыздың ұйымдастырушылық мүмкіндіктеріне және жоспарланған шақырылушылар санына негізделген баспасөз конференциясын өткізетін орынды таңдаңыз. Назар аударыңыз, баспасөз өкілдері үшін жеткілікті орын қажет. Бөлмеде микрофондар, проекциялық экрандар (қажет болса) және телекамераларды орнатуға арналған бос орын бар екеніне алдын-ала көз жеткізіңіз.
3-қадам
Сіз өз іс-шараңызда өз өкілдерін көргіңіз келетін БАҚ пен ұйымдардың тізімін жасаңыз. Жоспарланған іс-шарадан кем дегенде екі апта бұрын пресс-релиздер мен шақырулар дайындаңыз және жіберіңіз. Шақырулар жіберілгеннен кейін адресаттарға жеке өзі қоңырау шалып, олардың баспасөз конференциясына қатысу немесе келмеу туралы шешімдері туралы білген жөн. Осылайша, сіз болашақ қонақтардың санын көрсетіп қана қоймай, егер адамдар бұл туралы ұмытып қалса немесе сіздің баспасөз хабарламаңызды алмаған болса, сіз өз іс-шараңыз туралы қосымша еске саласыз.
4-қадам
Барлық болашақ баспасөз конференциясына қатысушылар үшін қажетті презентация материалдарын дайындаңыз. Қатысушының жиынтығына, әдетте, пресс-релиздің көшірмесі, олардың толық аты-жөні мен лауазымдары, күн тәртібі (сөйлеу тәртібі мен тақырыптары), баспасөз конференциясында сөз сөйлейтін лауазымды адамдар тізімі, жарнамалық және жарнамалық материалдар кіреді. Егер әр қатысушыға арналған барлық презентация материалдары ұйымның логотипі бар корпоративті папкадағы бір жиынтық түрінде жасалған болса, әлдеқайда жақсы көрінеді.
5-қадам
Егер сіз қатысушыларға аккредиттеу енгізуді жоспарласаңыз, оларға бұл туралы алдын-ала хабарлаңыз және ол үшін сізге қандай деректер қажет екенін айтыңыз (аты-жөні, лауазымы, төлқұжат деректері және т.б.). Барлық қатысушылардың аттары мен карточкаларын спикерлерге арналған аттар мен атауларды көрсететін үстелдерге қою үшін алдын-ала дайындаңыз. Егер баспасөз конференциясы ұзақ уақытқа жоспарланған болса, оның қатысушылары үшін жағдайдың ыңғайлы екендігіне көз жеткізіңіз: сусындар мен тіскебасарлары бар швед үстелі, темекі шегетін бөлмелер мен дәретханалар, демалыс уақыттарын белгілеңіз.
6-қадам
Пресс-конференциядан кейін міндетті түрде қатысатын бұқаралық ақпарат құралдарының редакцияларына хабарласып, нәтижесінде алынған материалдар туралы сұраңыз. Егер бұрын келісілмеген болса, басылымдардың көшірмелерін сұраңыз.
