Құжаттарға бірнеше тәсілмен қол қоюға болады. Оның дизайны құжаттың түріне байланысты және басқару құжаттамасының мемлекеттік стандарттарымен және федералдық заңдармен анықталады.
«Қолтаңба» және «тізім» сөздері паронимдер, яғни дыбысы жағынан бір түбірден шыққан сөздер. Қолтаңба - бұл тектің қолмен жазылған емлесі, құжатты куәландыруға арналған жеке белгі, ол саусақ ізі сияқты жеке. Қолсыз құжат жарамсыз болып саналады. Екінші жағынан, кескіндеме - бұл қабырғаларды, ыдыс-аяқтарды, маталарды және т.б. безендіретін сәндік немесе сюжеттік сурет. Мысалы, «Хохлома астында» кескіндеме. Заңнамадағы «қолтаңба» сөзі «белгі» етістігінің мағынасында қолданылады. Факсимиле (fac simile - осылай жасау) - мөр, клише, оның көмегімен көптеген құжаттарға қол қоятын адамның өз қолымен қолтаңбасы шығарылады. Оған материалды жауапкершілікті білдірмейтін қағаздардың үлкен көлеміне - сертификаттарға, хаттарға кепілдік беріледі. Факсимиле менеджер барлық қағаздарға жеке қол қоюға мүмкіндігі жоқ үлкен жұмыс процесі бар компанияларда сұранысқа ие. Ресей Федерациясының Азаматтық кодексіне сәйкес факсимильді құжаттар заңды күшке ие. Факсимильді ресми құжаттарда қолдану ұсынылмайды. Қатаң есептіліктің кейбір құжаттарына клише қоюға заңмен тыйым салынады. Адам құжатқа қолын өзі қояды. Факсимиланы мұндай әрекетті жасауға уәкілетті кез келген адам жеткізе алады. Ұйымдағы клиштерді сақтау және пайдалану тәртібі әдетте жергілікті актіде - ережелерде, нұсқаулықтарда белгіленеді. Онда факсимильді жапсыруға болатын құжаттар тізімі көрсетілген және міндеттеріне клишенің қауіпсіздігін және оны қолдануды қамтитын адамды немесе адамдар тобын анықтауға болады. Сонымен қатар, осы тәртіпті бұзғаны үшін жауапкершілік тағайындалады. Электрондық технология дамыған сайын электронды қолтаңба пайда болды. Мұндай қолтаңбамен қол қойылған сандық құжат қағаз жүзінде құжат рәсімдеу талап етілмеген жағдайларда танылады. Электрондық қолтаңбаны қолдану мәселелері «Электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Федералдық заңмен реттеледі.
